Seberapa penting kita memahami proses bisnis? Apakah pross bisnis hanya penting untuk perusahaan menengah besar atau bahkan penting untuk usaha mikro dan kecil? Saya berpandangan bahwa proses bisnis diperlukan oleh semua level usaha dari yang mikro sampai yang besar. Era milenial saat ini, pemahaman proses bisnis semakin penting. Kemajuan teknologi memungkinkan bisnis lebih mudah dilakukan. Setiap orang berlomba meng-digitalisasi usahanya. Artinya usaha kecil juga berpotensi menjadi pesaing berat apabila mampu mendigitalkan usahanya secara tepat. Bagaimana dapat mendigitalkan usahanya secara tepat maka dibutuhkan pemahaman proses bisnis yang akan dibangunnya. Pemahaman proses bisnis akan mampu merancang digitalisasi usahanya secara tepat, bagian mana yang perlu digitalkan dan bagian mana yang tetap di-handle unsur manusia.
Berdasarkan ruang lingkup dalam sebuah organisasi, proses dapat dikategorikan menjadi tiga tipe yang berbeda yakni:
- Proses individual
- Proses vertikal/ fungsional
- Proses horisontal/ cross-functional
Proses bisnis individual adalah proses bisnis yang dilakukan di tingkat individu. Misalnya proses bisnis di bagian pramuniaga, front office dan sebagainya. Ingat, proses bisnis memiliki batasan, input dan output yang jelas; urutan, sesuai waktu dan ruang; pelanggan, penerima hasil proses; nilai tambah; keterkaitan dan fungsi silang.
Proses bisnis vertikal adalah proses bisnis fungsional dimana pekerjaan dihandle dalam rangkaian proses di satu bagian. Misalnya proses bisnis di bagian penjualan yang dimulai dari proses prospekting sampai layanan purna jual. Sementara proses bisnis horisontal adalah proses bisnis lintas fungsional dimana rangkaian proses pekerjaan dilakukan oleh beberapa bagian. Misalnya bagian penjualan ketika closing, membutuhkan proses penyiapan barang dan pengiriman dari bagian gudang, serta informasi tagihan yang belum dibayar dari bagian keuangan.
Penulis pernah mengamati proses bisnis toko bahan di Tanah Abang ternyata juga berbeda-beda. Ada toko yang dalam melayani pelanggan dimana pelanggan memilih bahan dan diambilkan terlebih dahulu, baru membayar. Toko lain mensyaratkan mendaftar dulu, memesan dan membayar, baru diambilkan dan diserahterimakan barangnya. Ada yang meletakkan barangnya di depan sehingga pelanggan dapat memegang secara langsung, namun ada pula yang meletakkan barangnya di gudang. Pelanggan hanya melihat sampel bahannya di depan. Apapun proses bisnisnya, semua tergantung kepada keputusan pemilik bisnisnya. Namun semua memiliki tujuan yang sama yakni mencapai efektif dan efisien.
Sebagai gambaran kategori proses bisnis tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 2. Ilustrasi proses individual, vertikal dan horisontal
Bagaimana proses bisnis Anda saat ini? Apakah sudah dapat melayani pelanggan dengan cepat, mudah, akurat dan efisien? Berapa waktu layanan bisnis Anda kepada pelanggan Anda? Apakah terjadi idle/ antrian pelanggan? Apa yang perlu diperbaiki? Apakah kapasitas yang perlu ditambah atau proses bisnisnya yang perlu dimodifikasi? Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan bermunculan ketika kita mulai membedah proses bisnis usaha kita. Proses bisnis dapat berjalan membutuhkan sumberdaya, misalnya manusia, mesin, atau fasilitas pendukung lainnya yang artinya ada biaya di dalamnya. Selain biaya juga membutuhkan waktu proses, berarti tidak seketika jadi namun memakan durasi waktu tertentu. Waktu yang dipergunakan berarti membatasi kapasitas yang dapat dilayani dalam jam operasionalnya sehingga waktu dapat dikonversikan kepada potensi uang yang dapat dihasilkan. Jadi, pemahaman proses bisnis akan berdampak kepada efisiensi dan efektifitas; efisiensi dan efektivitas akan berdampak kepada omset dan profit perusahaan.
Bagaimana UKM dapat menerapkan pengetahuan proses bisnis dalam meningkatkan usahanya? Hal yang perlu disadari pertama kali oleh pelaku UKM bahwa bagaimana membuat bisnisnya dapat terukur. Dalam mencari orderan, memahami ukuran kapasitas yang mampu dilayani. Ketika memproduksi barang, memahami bagaimana kualitas barang bisa stabil dan tepat waktu. Dalam mengirimkan barang, memahami berapa waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke tangan konsumen. Dalam mengerjakan tugasnya memahami kapasitasnya sehingga terpacu untuk bagaimana dapat meningkatkan kapasitasnya baik dengan teknik baru atau alat bantu.
Sebagai contoh, kita bahas proses bisnis dalam produksi konveksi di UKM. Proses produksi baju di konveksi dimulai dari pembuatan pola model baju yang akan dibuat. Setelah pola baju disetujui, berikutnya adalah marker atau pencetakan di atas kain untuk selanjutnya dipotong. Setelah dipotong, barulah dijahit. Setelah dijahit, kancing dan aksesoris lainnya dipasang, benang yang kurang rapi dibuang. Setelah produk jadi, disetrika dan dipacking ke dalam kemasan. Setelah dipacking dalam kemasan produk dimasukkan dalam karton atau karung untuk dikirimkan ke pelanggan. Proses bisnis produksi konveksi tersebut dapat berjalan baik apabila masing-masing bagian memiliki rasa memiliki dan tanggung jawab. Apabila satu orang merangkap beberapa proses, maka waktu akan kurang efisien karena perpindahan satu pekerjaan ke pekerjaan lain. oleh karena itu.
Umumnya konveksi kecil menguasai pembuatan baju dari A sampai Z, dari memotong baju, menjahit, sampai dengan finishing. Namun ketika pesanan banyak, hal ini kurang efektif dilakukan. Garment menggunakan sistem proses dimana satu baju dibagi-bagi polanya untuk dikerjakan secara berantai dari satu orang ke orang selanjutnya. Misalnya bagian lengan khusus menjahit lengan, bagian kerah, khusus menjahit kerah dan seterusnya sampai menjadi sebuah baju. Keuntungannya dengan pola kerja proses, pekerja menjadi lebih terlatih karena mengerjakan pekerjaan sama berulang-ulang, tidak memakan waktu berpindah dari pekerjaan satu ke pekerjaan lainnya dan pekerja diposisikan untuk dapat megembangkan tehnik dan alat bantu yang dibutuhkan agar dapat melakukan pekerjaannya lebih baik.
Apabila ingin mendiskusikan proses bisnis bisnis Anda lebih lanjut silahkan menghubungi kantor kami pada nomor 021-756-0101 atau HP 0813-1073-9818. Semoga tulisan ini bisa sedikit membuka wawasan kita tentang pentingnya proses bisnis. Dalam tulisan berikutnya akan dibahas mengapa sampai timbul proses bisnis yang tidak efektif dan efisien. Tentu saja kita menghendaki proses bisnis usaha kita efektif dan efisien, namun apabila bisnis kita jalan di tempat, maka ada baiknya kita mencoba melihat proses bisnisnya. Bagian mana yang menghambat proses bisnis agar berjalan lancar? Bagaimana meredesain proses bisnis apabila sudah terlanjur bisnis berjalan? Tunggu tulisan kami selanjutnya..
Salam Hii…
(HH)
